إصدار فاتورة: قالب لواتساب والرسائل النصية وRCS

قالب واتساب للأعمال

أرسلوه كقالب خدمة: يجب أن يرتبط بعملية بدأها العميل، ولا يجوز أن يتضمن عروضاً أو خصومات وإلا أعادت ميتا تصنيفه كتسويقي.

{{1}}، أصدرنا لكم الفاتورة رقم {{2}} بمبلغ {{3}}، وتستحق في {{4}}.

المتغيرات

هكذا سيراها العميل

شركة الأفق، أصدرنا لكم الفاتورة رقم INV-2026-118 بمبلغ 5,250 درهم، وتستحق في 30 أكتوبر.

بطاقة RCS مع رسالة نصية بديلة

في الهواتف المتوافقة تصل الرسالة كبطاقة غنية باسم علامتكم وشعارها الموثّقين، مع أزرار للرد.

الفاتورة INV-2026-118 بمبلغ 5,250 درهم.

إذا لم يدعم الهاتف أو المشغل RCS، تُرسل نسخة الرسالة النصية أعلاه بدلاً منها، فتصل الرسالة في كل الأحوال.

نصائح لهذا القالب

• غرض واحد لكل رسالة: إن احتجتم إلى تذكير ومستند، فليكن التذكير مفهوماً وحده.
• استخدموا اسم العميل ورقماً مرجعياً ليثق بالرسالة.
• جرّبوا أطول قيمة ممكنة لكل متغير للتأكد من أن النص يبقى سليماً.

كيف تستخدم هذا القالب عملياً

أبلغوا العميل بالفاتورة مع رقمها ومبلغها وتاريخ استحقاقها ورابط ملف PDF في بوابة العملاء. وفي السعودية تُلزم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المنشآت بالفوترة الإلكترونية (فاتورة) على مراحل، وتحتوي الفاتورة الضريبية على رمز QR؛ اذكروا أن الفاتورة متوافقة.

اذكروا طرق الدفع. وإذا تغير الحساب البنكي، فلا تبلغوا بذلك عبر الرسائل فقط؛ فهذا أساس احتيال «المورد المزيف». أكدوا أي تغيير باتصال من رقم معروف.

وأرسلوا تذكيراً قبل الاستحقاق بأيام بدلاً من تذكيرات بعد التأخر.

مثال: «تم إصدار الفاتورة الضريبية رقم 2026-312 بمبلغ 11,500 ريال شاملة الضريبة، تاريخ الاستحقاق 30 نوفمبر. يمكنكم تحميلها من بوابة العملاء». الرقم والمبلغ والاستحقاق، دون بيانات بنكية.

وذكّروا العملاء بأن الحساب البنكي للشركة لا يتغير عبر الرسائل، وأن أي تغيير سيتم بخطاب رسمي وتأكيد هاتفي. وإذا كان العميل جهة حكومية، فاذكروا رقم أمر الشراء أو العقد في الفاتورة، لأنه شرط للصرف.

وأرسلوا تذكيراً لطيفاً قبل الاستحقاق بخمسة أيام.

اذكر في الرسالة رقم الفاتورة وتاريخ إصدارها والمبلغ الإجمالي شاملاً الضريبة وتاريخ الاستحقاق، وأرفق رابطاً آمناً لتنزيل نسخة PDF بدلاً من إرسال الملف مرفقاً كبيراً قد لا يفتح على الهاتف. في السعودية تتطلب الفوترة الإلكترونية أن تحمل الفاتورة الضريبية رمز QR وبيانات المنشأة، فاحرص على أن يكون الرابط لنسخة مطابقة لما سُجّل في نظامك.

اترك للعميل طريقة واضحة للاعتراض على بند في الفاتورة، مثل الرد على الرسالة نفسها أو رقم قسم الحسابات، وحدد مدة معقولة للمراجعة. العميل الذي يجد خطأً ولا يعرف من يراسل يؤجل الدفع، أما من يحصل على تصحيح سريع فيدفع في الموعد غالباً.