تغيير موعد من قبل العيادة: قالب لواتساب والرسائل النصية وRCS

قالب واتساب للأعمال

أرسلوه كقالب خدمة: يجب أن يرتبط بعملية بدأها العميل، ولا يجوز أن يتضمن عروضاً أو خصومات وإلا أعادت ميتا تصنيفه كتسويقي.

{{1}}، نعتذر لاضطرارنا إلى تغيير موعدكم يوم {{2}}. نقترح {{3}}، فهل يناسبكم؟

المتغيرات

هكذا سيراها العميل

هيا، نعتذر لاضطرارنا إلى تغيير موعدكم يوم الاثنين 13. نقترح الأربعاء 15 الساعة 9:00، فهل يناسبكم؟

بطاقة RCS مع رسالة نصية بديلة

في الهواتف المتوافقة تصل الرسالة كبطاقة غنية باسم علامتكم وشعارها الموثّقين، مع أزرار للرد.

هيا، نقترح موعداً جديداً: الأربعاء 15 الساعة 9:00.

إذا لم يدعم الهاتف أو المشغل RCS، تُرسل نسخة الرسالة النصية أعلاه بدلاً منها، فتصل الرسالة في كل الأحوال.

نصائح لهذا القالب

• جرّبوا أطول قيمة ممكنة لكل متغير للتأكد من أن النص يبقى سليماً.
• أرسلوا الرسالة في أقرب وقت ممكن من الحدث المرتبط بها.
• غرض واحد لكل رسالة: إن احتجتم إلى تذكير ومستند، فليكن التذكير مفهوماً وحده.

كيف تستخدم هذا القالب عملياً

عندما تغير العيادة الموعد أو تلغيه، يجب أن تصل الرسالة فور معرفة التغيير مع بديل محدد: موعد جديد مقترح أو رابط لاختيار وقت آخر. الإشعار دون بديل يجبر المريض على الاتصال ويزيد الضغط على الاستقبال.

اعتذروا باختصار، واشرحوا السبب بشكل عام فقط، مثل «لظرف طارئ للطبيب». وإذا كان المريض قادماً من مدينة أخرى أو كان لديه تحضير مسبق مثل الصيام، فأضيفوا اتصالاً شخصياً إلى جانب الرسالة.

سجلوا التغييرات التي تأتي من العيادة بشكل منفصل عن إلغاءات المرضى، حتى لا تتأثر إحصاءات عدم الحضور. وإذا تكررت التغييرات لدى طبيب معين، فهذا مؤشر يستحق المراجعة الإدارية.

مثال: «نعتذر، تم تأجيل موعدكم يوم الثلاثاء مع د. سارة لظرف طارئ. أقرب موعد متاح: الأربعاء الساعة 10 صباحاً. للتأكيد أرسلوا 1، أو اختاروا موعداً آخر من هنا».

وإذا كان المريض قد دفع رسوم الكشف مسبقاً، فوضحوا أن المبلغ سيبقى للموعد الجديد أو سيُسترد حسب رغبته.

وإذا كان التأجيل يشمل عدداً كبيراً من المرضى، مثل غياب طبيب ليوم كامل، فخصصوا موظفاً للرد على الاستفسارات في ذلك اليوم، واعطوا الأولوية للمرضى المسنين وحالات المتابعة المهمة في المواعيد البديلة.