تأكيد موعد في الفرع: قالب لواتساب والرسائل النصية وRCS

قالب واتساب للأعمال

أرسلوه كقالب خدمة: يجب أن يرتبط بعملية بدأها العميل، ولا يجوز أن يتضمن عروضاً أو خصومات وإلا أعادت ميتا تصنيفه كتسويقي.

{{1}}، موعدكم في {{2}} يوم {{3}} الساعة {{4}}. يرجى إحضار {{5}}.

المتغيرات

هكذا سيراها العميل

أبو يوسف، موعدكم في فرع العليا يوم الاثنين 13 الساعة 12:00 ظهراً. يرجى إحضار الهوية الوطنية.

بطاقة RCS مع رسالة نصية بديلة

في الهواتف المتوافقة تصل الرسالة كبطاقة غنية باسم علامتكم وشعارها الموثّقين، مع أزرار للرد.

أبو يوسف، الاثنين 13 الساعة 12:00 في فرع العليا.

إذا لم يدعم الهاتف أو المشغل RCS، تُرسل نسخة الرسالة النصية أعلاه بدلاً منها، فتصل الرسالة في كل الأحوال.

نصائح لهذا القالب

• جرّبوا أطول قيمة ممكنة لكل متغير للتأكد من أن النص يبقى سليماً.
• أرسلوا الرسالة في أقرب وقت ممكن من الحدث المرتبط بها.
• غرض واحد لكل رسالة: إن احتجتم إلى تذكير ومستند، فليكن التذكير مفهوماً وحده.

كيف تستخدم هذا القالب عملياً

أكدوا الموعد في الفرع مع العنوان واليوم والوقت واسم الموظف والغرض العام، دون بيانات حساسة. واذكروا المستندات المطلوبة، مثل الهوية الوطنية أو الإقامة السارية والأوراق الخاصة بالمعاملة.

وفي رمضان تتغير ساعات عمل الفروع غالباً، فتأكدوا من الوقت. واعرضوا إمكانية تغيير الموعد أو إتمام المعاملة عبر التطبيق أو مكالمة فيديو إن أمكن.

وإذا كان الفرع يخصص أقساماً للسيدات، فاذكروا المدخل أو القسم المناسب. وتذكير صباح يوم الموعد كافٍ.

وبعد الموعد، يمكن إرسال رسالة قصيرة تؤكد ما تم إنجازه والخطوة التالية إن وجدت، فهذا يقلل الاتصالات اللاحقة بالفرع.

مثال: «تم تأكيد موعدكم في فرع X بحي العليا يوم الأربعاء الساعة 10:30 صباحاً مع الأستاذة هند، لفتح حساب. أحضروا الهوية الوطنية سارية وخطاب تعريف بالراتب». واضح ودون بيانات حساسة.

وإذا تأخر العميل عن موعده، فاذكروا في الرسالة المدة التي يُحتفظ فيها بالموعد، مثل عشر دقائق، وكيفية الحصول على رقم انتظار عادي بعدها. وإذا كانت المعاملة تتطلب حضور شخص آخر، مثل الكفيل أو الشريك في الحساب المشترك، فاذكروا ذلك صراحة حتى لا يحضر العميل وحده فيضطر للعودة.

وفي الفروع المزدحمة، يمكن إرسال رسالة عند اقتراب دور العميل إذا كان النظام يسمح بذلك، فهذا يتيح له الانتظار في السيارة أو المقهى القريب.

واذكروا إن كان الفرع يوفر مواقف للعملاء أو خدمة صف السيارات، فهي معلومة مهمة في المناطق المزدحمة.

اذكر المستندات الأصلية المطلوبة لإتمام المعاملة في الفرع، مثل الهوية الوطنية أو الإقامة السارية، فالحضور دونها يعني العودة مرة أخرى. وأشر إلى إمكانية إنجاز بعض المعاملات عبر التطبيق دون زيارة الفرع، مما يوفر وقت العميل والموظفين.