مستندات ناقصة: قالب لواتساب والرسائل النصية وRCS

قالب واتساب للأعمال

أرسلوه كقالب خدمة: يجب أن يرتبط بعملية بدأها العميل، ولا يجوز أن يتضمن عروضاً أو خصومات وإلا أعادت ميتا تصنيفه كتسويقي.

{{1}}، لإكمال {{2}} نحتاج إلى {{3}}. يمكنكم إرساله عبر هذه المحادثة أو في مكتبنا.

المتغيرات

هكذا سيراها العميل

بدر، لإكمال عقد الإيجار نحتاج إلى صورة الهوية الوطنية. يمكنكم إرساله عبر هذه المحادثة أو في مكتبنا.

بطاقة RCS مع رسالة نصية بديلة

في الهواتف المتوافقة تصل الرسالة كبطاقة غنية باسم علامتكم وشعارها الموثّقين، مع أزرار للرد.

بدر، نحتاج صورة الهوية الوطنية لإكمال العقد.

إذا لم يدعم الهاتف أو المشغل RCS، تُرسل نسخة الرسالة النصية أعلاه بدلاً منها، فتصل الرسالة في كل الأحوال.

نصائح لهذا القالب

• جرّبوا أطول قيمة ممكنة لكل متغير للتأكد من أن النص يبقى سليماً.
• أرسلوا الرسالة في أقرب وقت ممكن من الحدث المرتبط بها.
• غرض واحد لكل رسالة: إن احتجتم إلى تذكير ومستند، فليكن التذكير مفهوماً وحده.

كيف تستخدم هذا القالب عملياً

اذكروا المستندات المطلوبة بدقة وبأي صيغة: «صورة الهوية الوطنية من الجهتين بصيغة PDF» أفضل بكثير من «مستندات ناقصة». واذكروا المهلة وما يحدث إذا لم تُقدم، مثل إلغاء الحجز.

اطلبوا إرسال المستندات عبر قناة آمنة مثل بوابة العملاء، وليس عبر واتساب إذا كانت تحتوي على الهوية أو بيانات بنكية. وأكدوا استلام كل مستند.

وإذا وصل مستند غير واضح، أبلغوا العميل في اليوم نفسه حتى لا يضيع المهلة.

مثال: «لإكمال عقد الإيجار، نحتاج: صورة الهوية الوطنية، وخطاب تعريف بالراتب، بصيغة PDF. ارفعوها عبر بوابة العملاء قبل يوم الخميس». قائمة قصيرة بالصيغة والمهلة.

وأكدوا استلام كل مستند برسالة قصيرة، وإذا كان المستند غير مقبول فاذكروا السبب، مثل صورة غير واضحة أو هوية منتهية.

حدد بالضبط المستندات الناقصة، كصورة الهوية أو كشف الحساب لآخر ثلاثة أشهر، ولماذا هي مطلوبة، وآخر موعد لتقديمها. وقدم طريقة آمنة للرفع، كبوابة العملاء، بدلاً من طلب إرسالها عبر واتساب أو البريد العادي.

وضّح ما يحدث إذا لم تصل المستندات في الموعد، كتعليق الطلب لا إلغائه. ونبّه العميل إلى أنك لن تطلب كلمات المرور أو رموز التحقق، فهذا ما يطلبه المحتالون عادةً.

إذا رفع العميل مستنداً غير واضح أو منتهي الصلاحية، فأخبره بالسبب المحدد بدلاً من رفضه دون تفسير. رسالة مثل «صورة الهوية غير واضحة في الزاوية اليسرى» توفر جولات متعددة من الطلب والرفض.